Experts de l’événementiel médical depuis 2008, nous vous assistons et vous conseillons à chaque étape de votre projet.

Nous comprenons votre environnement et pouvons anticiper activement chaque moment clé de votre événement comme la taille et la situation géographique de votre événement.

• Conseil en optimisation budgétaire
• Conseil dans le choix du lieu
• Assistance dans la création d’une association

Nous sommes en collaboration avec l’agence de tourisme « Suite voyage », spécialisée en hébergement et coordination pour les déplacements lors d’événements. L’agence peut se charger :

• Des transferts
• Du transport aérien
• De l’offre d’hébergement mentionnant les distances depuis le lieu de l’événement et la disponibilité des chambres actualisée en temps réel
• Des activités sociales et visites touristiques
• D’une assistance 24/24h

Vos participants sont au cœur de votre événement mais également de notre métier. Nous nous ferons un plaisir de nous charger de la gestion des inscriptions.

• Création d’un module d’inscriptions dédié
• Création des différents tarifs d’inscriptions
• Relance des inscriptions impayées
• Envoi des factures aux inscrits
• Gestion des conventions de formation
• Gestion des différents modes de paiements proposés
• Gestion des demandes de lettres pour l’obtention d’un visa
• Prise en charge des intervenants (réservations d’hôtels, réservations de transports, invitations au(x) dîner(s), remboursements des frais …)
• Inscriptions sur place

De l’envoi des invitations aux conférenciers au choix du traiteur, en passant par la réservation du lieu et l’organisation du dîner de gala, faites-nous confiance !

• Appel d’offre traiteur
• Organisation du dîner de congrès et des pauses déjeuners
• Location des espaces
• Gestion des sessions des partenaires
• Choix des prestataires pour le matériel technique (lumières, chaises…)
• Signalétique

• Sécurisation des flux financiers : Notre département financier prend en charge vos obligations fiscales liées à l’organisation de votre congrès.
• Élaboration du budget prévisionnel : Nous créons un budget prévisionnel mis à jour en temps réel, en accord avec votre cahier des charges.
• Optimisation du budget : Nous recherchons des financements auprès de l’industrie pharmaceutique, des sociétés de matériel médical, ainsi que des collectivités.
• Négociation des tarifs : Nous négocions les meilleurs tarifs possibles auprès des prestataires pour optimiser au mieux votre budget.

En accord avec les attentes et les recommandations du comité d’organisation, ANT Congrès :

• Effectue une veille scientifique (PubMed, journaux scientifiques, réseaux scientifiques, etc.) pour identifier les entreprises émergentes dans votre domaine.
• Participe à différents congrès francophones et internationaux avec tenue de stand, pour démarcher les partenaires mais également faire connaître l’évènement.

La gestion des partenariats est attribuée à notre Responsable Partenariats et Sponsoring. De l’identification du partenariat à la signature du bon de commande, il est le seul à échanger avec les partenaires et à assurer le bon déroulé de l’échange. Le jour de l’événement, il intervient directement auprès des partenaires : il veille à leur satisfaction et au respect du partenariat.

En fonction de vos besoins, nous pouvons :

• Créer votre identité visuelle
• Créer vos supports de communication (flyers, affiches, programmes…)
• Gérer les Relations Presse
• Développer des partenariats médias
• Mettre en ligne votre site web et réaliser une mise à jour des contenus éditoriaux régulièrement
• Rédiger et envoyer les newsletters (save the date, rappel, ouverture des inscriptions…)
• Gérer la promotion sur les réseaux sociaux

L’équipe d’ANT Congrès comprend une Attachée de Recherche Clinique qui vous accompagne dans la gestion et la coordination du programme scientifique de votre événement.

• Mise en place et suivi de l’appel à communication : Nous nous chargeons de l’organisation et du suivi de l’appel à communication pour votre événement.
• Coordination du programme scientifique (avec le comité scientifique)
• Qualité de diffusion des conférences : Nous veillons à ce que chaque conférence soit diffusée dans les meilleures conditions.
• Gestion du jour J : Le jour de l’événement, nous assurons le bon déroulement des conférences, en prenant en charge à la fois les aspects techniques (diffusion des vidéos, fonctionnement des micros…) et la gestion du planning (respect du temps imparti).